GDPR for kosmetologer: Beskyt kundedata som elev

Indeholder illustrationer skabt med AI

GDPR for kosmetologer handler om at indsamle relevante kundeoplysninger, bruge dem lovligt og beskytte dem mod uvedkommende. Det gælder også dig som elev, når du noterer hudreaktioner, læser kundekort eller tager billeder til dokumentation.

En god hudanalyse kræver viden om kunden, men oplysninger om allergier og medicin kræver særlig omtanke. Fortrolighed er derfor en del af den faglighed, du øver sammen med behandlingsteknik og hygiejne.

Begynd med at kende forskel på de oplysninger, du møder i klinikken.

Hvilke kundedata møder du i klinikken?

Et kundekort kan indeholde både kontaktoplysninger, behandlingshistorik og oplysninger om helbred. Reglerne afhænger af oplysningernes indhold og formålet med at bruge dem.

Kontaktoplysninger og helbredsoplysninger

Navn, telefonnummer og e-mail er almindelige personoplysninger. Det samme gælder som udgangspunkt oplysninger om booking og betaling. De skal stadig beskyttes, selv om de ikke tilhører en særlig kategori.

Allergier, hudsygdomme, medicin og tidligere behandlingsreaktioner kan derimod afsløre noget om kundens helbred. Helbredsoplysninger har en særlig beskyttelse efter GDPR. Datatilsynets gennemgang af myter om GDPR forklarer blandt andet forskellen mellem almindelige og følsomme oplysninger.

Oplysningernes indhold afgør kategorien. En oplysning om hudsygdom er stadig en helbredsoplysning, selv om den står i et bookingfelt.

Spørg kun om det nødvendige

Kundesamtalen skal støtte en sikker behandling. Spørg derfor om relevante reaktioner, produkter og behandlinger, frem for at indsamle en bred beskrivelse af kundens privatliv.

Oplysninger om receptpligtig hudmedicin kan være relevante for behandlingsvalget. Det gør ikke automatisk kundens samlede medicinliste nødvendig.

Ved opfølgning skal du også skelne mellem aktuelle forhold og historik. En tidligere reaktion kan fortsat være relevant, men notatet skal vise, hvornår den opstod. Det gør oplysningerne lettere at bruge korrekt.

Samtykke og lovligt grundlag er to forskellige spørgsmål

Klinikken skal have et lovligt grundlag for hver anvendelse af personoplysninger. Et samlet ja til klinikkens betingelser løser ikke alle spørgsmål om kundedata.

Booking kræver ikke altid samtykke

Oplysninger, som er nødvendige for at indgå eller opfylde en behandlingsaftale, kan behandles på grundlag af aftalen. Det kan eksempelvis være kontaktoplysninger til at administrere en booking.

Andre oplysninger kan være nødvendige på grund af lovkrav, eksempelvis dokumentation til bogføring. Derfor skal klinikken skelne mellem formålene og deres retsgrundlag.

Oplysninger indsamlet til en behandling kan heller ikke uden videre bruges til reklamer. Markedsføring kræver en særskilt vurdering efter både databeskyttelsesreglerne og reglerne om elektronisk markedsføring.

Helbredsoplysninger kræver en ekstra betingelse

Ved helbredsoplysninger skal klinikken både have et grundlag efter GDPR's artikel 6 og opfylde en undtagelse i artikel 9. Udtrykkeligt samtykke er en mulig undtagelse.

Samtykket skal være frivilligt, konkret og informeret. Klinikken skal kunne dokumentere, hvad kunden har accepteret, og kunden skal kunne trække samtykket tilbage.

Der er også forskel på samtykke til selve behandlingen og samtykke til behandling af personoplysninger. Kunden kan forstå ansigtsbehandlingens forløb uden dermed at have accepteret alle anvendelser af sine helbredsoplysninger.

  Et ja til at få taget et dokumentationsfoto er ikke samtidig et ja til, at billedet må bruges på sociale medier.  

Dit ansvar som kosmetologelev

Når du arbejder under klinikkens eller skolens instruktion, må du kun bruge kundeoplysninger til de opgaver, du har fået. Teknisk adgang til et system giver dig ikke fri adgang til alle kundekort.

Læs derfor kun oplysninger, du har brug for i den konkrete opgave. En tidligere kunde, en bekendt eller en interessant behandling er ingen faglig begrundelse for at åbne et kundekort.

På en kosmetologskole skal undervisningen også have klare rammer for, hvilke kundeoplysninger elever må se og dele. En faglig drøftelse kræver sjældent kundens navn eller kontaktoplysninger.

Den dataansvarlige er den, der bestemmer formålene og de væsentlige rammer for behandlingen af oplysningerne. Rollen kan derfor afhænge af, hvordan skolen, klinikken og undervisningen er organiseret.

Du skal som elev følge instrukserne og reagere, hvis noget går galt. Du skal ikke selv oprette parallelle kundelister eller flytte oplysninger til private tjenester for at gøre arbejdet lettere.

Fortrolighed gælder også uden for behandlingsrummet. Undgå kundesamtaler i receptionen, hvor andre kan høre med. Det samme gælder beskeder i private studiegrupper og fortællinger om genkendelige kunder derhjemme.

Skriv kundekort, der støtter behandlingen

Et godt kundekort gør det lettere at følge hudens udvikling og tilpasse næste behandling. Samtidig skal notaterne være relevante, præcise og respektfulde.

Skeln mellem observation og vurdering

Beskriv synlige forhold, før du drager en faglig konklusion. Lokal rødme på kinderne er en observation. En vurdering af sensitiv hud kræver flere oplysninger.

Skriv også tydeligt, om en oplysning kommer fra kunden eller fra din egen observation. Kundens beskrivelse af svie efter en creme er noget andet end en reaktion, du selv har set under behandlingen.

Undlad at skrive en lægelig diagnose, som du selv har udledt. Ved tegn på sygdom eller vedvarende gener skal kunden have en relevant sundhedsfaglig vurdering.

Dokumentér det, du skal kunne følge op på

Notér relevante produkter, udført behandling og hudens respons. Medtag også aftaler om hjemmepleje og forhold, der påvirker næste behandlingsvalg.

Korte, konkrete notater er ofte mere brugbare end lange beskrivelser. Personlige kommentarer om kundens udseende, økonomi eller væremåde hører ikke hjemme i kundekortet uden en saglig grund.

På vores online kosmetologuddannelse indgår hudanalyse, dokumentation og kundehåndtering i den faglige sammenhæng. Det analytiske arbejde hjælper dig med at begrunde dine valg og følge op på dem.

Billeder kræver et klart formål

Fotodokumentation kan gøre det lettere at følge ændringer i huden. Billeder af en identificerbar kunde er personoplysninger, og deres indhold kan også afsløre helbredsforhold.

Inden fotografering skal formålet være klart. Dokumentation af et behandlingsforløb, undervisning og offentlig markedsføring er forskellige formål. Et billede må ikke automatisk flyttes mellem dem.

Brug kun det udstyr og den opbevaring, klinikken eller skolen har godkendt. En privat telefon kan sende billeder videre til automatisk sikkerhedskopiering, så de ender flere steder end planlagt.

Til undervisning skal identificerende oplysninger fjernes, når de ikke er nødvendige. Et kundenummer gør dog ikke materialet anonymt, hvis personen stadig kan findes gennem en nøgle eller andre oplysninger.

Et udsnit af et ansigt er heller ikke automatisk anonymt. Tatoveringer, smykker og særlige kendetegn kan gøre kunden genkendelig.

Ved offentliggørelse skal kunden forstå, hvor billedet skal vises, og hvad det skal bruges til. Afvisning af markedsføringsbilleder må ikke presses væk med argumenter om, at det hjælper elevens portfolio.

Gør datasikkerhed til en fast rutine

Sikkerhed handler både om digitale systemer og om det papir, der ligger ved behandlingsbriksen. Et kundekort på en åben skranke kan være lige så tilgængeligt som en ulåst skærm.

Brug dit eget arbejdslogin, og del ikke adgangskoder. Begrænsede brugerrettigheder gør det lettere at styre adgangen. Tofaktorgodkendelse giver ekstra beskyttelse, hvor systemet understøtter det.

Gør især disse vaner faste:

• Lås skærmen, når du forlader arbejdspladsen.

• Læg papirkundekort i aflåst opbevaring efter brug.

• Brug godkendte kanaler til at sende kundeoplysninger.

• Hold kundedata ude af private noter og studiegrupper.

Når en leverandør behandler oplysninger på klinikkens vegne som databehandler, skal forholdet være dækket af en databehandleraftale. Det er en del af klinikkens organisering, ikke noget eleven skal erstatte med private løsninger.

Datatilsynets regler og vejledning om databeskyttelse omfatter både sikkerhed og ansvar ved behandling af personoplysninger.

Sletning og kundens rettigheder

Kundedata skal ikke gemmes uden et fortsat formål. Derfor skal klinikken have begrundede opbevaringsperioder eller slettekriterier for de forskellige oplysninger.

Opbevaring afhænger af formålet

Bookingoplysninger, behandlingsnotater og regnskabsmateriale kan have forskellige opbevaringsbehov. Klinikken skal kunne forklare, hvorfor oplysningerne fortsat er nødvendige.

Gamle eksportfiler, udskrifter og billeder skal også indgå i sletterutinen. Det hjælper ikke at slette et kundekort, hvis kopier fortsat ligger i en downloadmappe.

Som elev skal du følge den fastlagte procedure. Du skal hverken gemme kundemateriale som privat dokumentation eller slette oplysninger på egen hånd.

Kunden skal have tydelig information

Ved indsamlingen skal kunden blandt andet vide, hvem der er dataansvarlig, formålene og retsgrundlaget. Informationen skal også beskrive opbevaring eller kriterierne for den samt relevante rettigheder.

Kunden kan blandt andet have ret til indsigt, rettelse og sletning. Sletning er dog ikke en ubetinget ret i alle situationer.

Modtager du en henvendelse, skal den videre til den ansvarlige efter arbejdsstedets procedure. Udlever ikke kundekort til en ubekræftet afsender. En forkert udlevering kan i sig selv skabe et sikkerhedsbrud.

Hvis kundedata havner forkert

En forkert mailmodtager, en mistet computer eller et forlagt kundekort kan være et brud på persondatasikkerheden. Det samme gælder uautoriseret adgang eller tab af oplysninger.

Reagér straks, også når du er usikker på hændelsens omfang:

1. Begræns skaden, hvis det kan ske sikkert, eksempelvis ved at lukke en utilsigtet adgang.

2. Giv straks besked til den ansvarlige på klinikken eller skolen.

3. Beskriv tidspunktet, hændelsen og de berørte oplysninger så præcist som muligt.

Den dataansvarlige vurderer risikoen og dokumenterer bruddet. Anmeldelse til Datatilsynet skal ske uden unødig forsinkelse og om muligt inden 72 timer efter kendskab til bruddet.

Anmeldelse er ikke nødvendig, hvis det er usandsynligt, at bruddet medfører risiko for personers rettigheder eller frihedsrettigheder. Ved sandsynlig høj risiko skal de berørte som udgangspunkt også underrettes uden unødig forsinkelse.

Som elev skal du derfor ikke vente til næste undervisningsdag med at fortælle om en fejl. Hurtig intern besked giver den ansvarlige mulighed for at begrænse følgerne og overholde fristerne.

Fortrolighed er en del af din faglighed

Vil du blive kosmetolog, skal du kunne beskytte den viden, kunderne betror dig. Relevante spørgsmål og præcise notater støtter behandlingen, når oplysningerne samtidig håndteres sikkert og lovligt.

Brug kun godkendte systemer, følg instrukserne, og giv straks besked om fejl. Ansvarlig kundehåndtering begynder allerede under uddannelsen og følger med ind i hver behandling.